Data du vill sammanställa finns oftast i ett eller flera dedicerade indatasystem såsom bokföring, produktion, reskonta, projekt- eller tidredovisning.
‍
De har alltid möjlighet att dela med sig av data till andra system. Ibland genom att exportera till text- eller kommaseparerade filer, Ibland genom att "sända till Excel" eller helt enkelt genom att klippa och klistra.
För automatisering kan SQL vara att föredra men det är inte alltid den pragmatiskt bästa vägen.

Varje datamängd kan ha en egen rapportmall. Exempelvis bokföringsdata kan göras som resultaträkning men med Excels möjligheter till minidiagram, pivottabell och -diagram samt dubbelklick för "drill down".
Det kan också vara att presentera kontoplanen som en visuell trädstruktur med ekonomiavdelningens instruktioner om när de olika kontona ska användas.

Rapporten kan också behöva kontrolleras innan den distribueras. Välj vilka roller, om några, som ska godkänna/validera rapporten innan den distribueras.

Du behöver också välja till vem rapporten ska distribueras. Ska den gå till alla inom verksamheten eller endast till vissa mottagare?
‍

Datamängden tas in i rapportmallen och alltefter behov utförs också eventuell bearbetning.
En större datamängd kan exempelvis delas upp i mindre så att varje mottagare får just det som behövs - varken mer eller mindre.
‍
Om rapporten är en Excel-fil så innehåller den som standard ett indexblad. Det visar aktivt vilka blad som finns i arbetsboken. Indexet visar också vad som finns på bladen och är därtill automatiskt länkat till respektive blad för att förenkla för mottagaren.
‍

Har du valt att rapporten ska valideras innan distribution så sänds ett mejl som berättar att rapporten finns klar för kontroll. Mejlet innehåller en länk som går direkt till rapporten.

Rapporten godkänns med ett enkelt klick och blir därmed klar för vidare distribution - till nästa godkännandeled eller till slutanvändarna.
‍

Rapporten distribueras på lämpligt sätt för att enkelt nås av sina mottagare. Det kan vara via OneDrive, Sharepoint eller en fileserver men också en ren webserver eller mejl om det passar bättre.
‍
Alltefter behov kan rapporten istället distribueras som en BI-kub färdig för användning i Power BI, Qlik Sense eller QlikView.

En rapport som inte är ändringsbar, exempelvis levererad som pdf eller websida, kan delge sina mottagare data såsom levererade enheter eller annat som normalt strömmar ut från värdsystemet.

Genom att använda den funktionalitet som finns möjlighet till i en Excel-fil, såsom formler och skyddade eller oskyddade celler, ges mottagaren möjlighet att skriva i och returnera data.
‍

I bilden ovan är en del celler färgade med stilen "indata". De är oskyddade så att rapportmottagaren kan skriva i dem och skicka tillbaka uppdaterade uppgifter.
Returen till värdsystemet kan göras via fil eller SQL alltefter vad som passar respektive system bäst.
‍
Funktionen är mycket användbar i budget-/prognosarbete men också för att samla in uppgifter om hur verksamheten går eller vad den har för aktuella behov.
‍